26 Mag Vitto, alloggio e viaggio. Rimborsi esenti solo se tracciati

Dal 1° gennaio 2025, sono cambiate le regole sui rimborsi spese per i dipendenti in trasferta. La Legge di Bilancio 2025 (L. 30-12-2024 n. 207, art. 1, comma 81) introduce un principio di tracciabilità obbligatoria: solo i pagamenti effettuati con modalità tracciata (es. carte di credito, bancomat, bonifici) saranno esclusi dall’imponibile fiscale e contributivo.

Gestione delle spese di trasferta dei dipendenti

Le spese di rappresentanza (ivi inclusi gli omaggi) e quelle di trasferta sono deducibili dal reddito d’impresa e dal Valore della produzione IRAP, solo se sostenute con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del DLgs. 241/97 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).

In particolare, a decorrere dal 1° gennaio 2025, nei rapporti tra imprese e lavoratori dipendenti, si applicano le seguenti nuove disposizioni:

• per i lavoratori dipendenti, l’articolo 51 del TUIR prevede che “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito SOLO se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
• per le imprese, l’art. 95 del TUIR prevede che “Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 SOLO se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.

L’eventuale mancata tracciabilità di alcune spese di trasferta sostenute dai dipendenti non ne compromette in automatico il diritto al rimborso, ferme restando le condizioni contrattuali e regolamentari riferite alla loro documentazione; la mancata tracciabilità, pur in presenza di spese inerenti e documentate, impedisce però all’impresa di dedurre il costo dal reddito imponibile e lo stesso rimborso costituirà anche reddito imponibile ai fini contributivi e fiscali per il lavoratore dipendente che quindi, a fronte di una spesa anticipata di X euro, riceverà in rimborso l’importo di X decurtato di imposte e contributi a suo carico.